LA DEUXIEME EDITION DU SALON VILLE ET TOITS DU CAMEROUN SUR LES STARTING  BLOCKS

Le comité d’organisation de la deuxième édition du Salon Villes et Toits du Cameroun a été mis en place et a tenu sa première réunion mensuelle au siège du CODAS Caritas Douala, le jeudi 28 mai 2020. La réunion débutée à 12 heures réunissait d’une part le Président du comité d’organisation (P.C.O), le Vice-président (V/P.C.O), le rapporteur général respectivement Coordinateur du CODAS Caritas Douala, Chef du projet AQP et  Chargée AQP. D’autre part, les responsables des différentes commissions notamment la commission animation, la commission logistique, le secrétariat technique et la commission communication.

Cette importante séance de travail a permis d’établir le fonctionnement et la méthode de travail du comité d’organisation. Cette rencontre a également été une occasion de présenter la composition et le job description de chaque commission telle que présentée ci-dessous :

• Le Président du Comité d’Organisation (P.C.O) : Il assure la coordination du comité d’organisation et la mise en œuvre des partenariats institutionnels nécessaires à la réalisation et la réussite du Salon.
• Le Vice-Président du Comité d’Organisation (V/P.C.O) : Il assiste le P.C.O dans la coordination et la mise en œuvre des partenariats institutionnels nécessaires à la réussite du Salon. Il supervise principalement les activités des différentes commissions du Salon.
• La Rapporteuse Générale : Elle est en charge de la production des appels à contribution et manifestation d’intérêt, leur dépouillement et leur sélection. Elle est également chargée de l’élaboration /Préparation, de la mise place et réalisation des 4 sessions thématiques et des ateliers de renforcement des capacités et/ou networking du Salon. Enfin, elle est en charge de l’élaboration du Rapport général et les actes du Salon.
• La  Commission animation : Elle est conduite par le Responsable de l’animation communautaire du projet AQP. A cet effet, il assure la modération générale du Salon (Cérémonie d’ouverture, visite officielles des stands, cérémonie de clôture officielle.
• La Commission Logistique : Elle est assurée par la Responsable de la régie financière et de la logistique du Salon. Celle-ci est chargée de la mise à disposition des fonds et de toute la logistique nécessaire au bon déroulement du Salon.

      La Commission Communication : Elle est sous la responsabilité du Consultant en charge du site web du projet « AQP ». Avec l’assistance de son agent d’appui, Il assurera la conception des outils et supports de communication (Dépliants, logo du Salon, Roll-Up, Banderole). Il assurera la qualité et l’intensité de la couverture médiatique avant, pendant et après le Salon.

•      Le Secrétariat Technique : La Secrétaire/Caissière du projet « AQP » est en charge du billetage, de l’animation et de la gestion du Secrétariat technique du Salon.

En ce qui concerne le fonctionnement du comité d’organisation, celui-ci se réunira tous les derniers jeudis du mois entre 10h et 12h du matin, de mai à septembre 2020. Au mois d’octobre 2020, ce comité siègera de façon exceptionnelle le 15 octobre 2020 soit deux semaines avant le Salon pour mieux gérer les retards ou imprévus enregistrés jusque-là au niveau de la préparation.

Enfin, pour ce qui est de la méthode de travail, après avoir pris connaissance du job description de chaque commission, chaque responsable le présentera aux membres de son équipe. Ensemble, ces derniers élaboreront une stratégie. La dite stratégie présentera la façon dont-ils comptent se déployer pour la réussite de l’évènement. Ce travail sera ensuite  présenté par chaque membre à la réunion du comité d’organisation du mois de juin pour amendement et validation.

Une recommandation majeure de cette rencontre a été la proposition de renforcer le comité d’organisation du Salon en y intégrant les autres membres du Comité de gestion du projet AQP.

Voilà en substance les éléments clés issus de cette première réunion qui s’est achevée autour de 14 heures.